تحقیق کاروفناوری پروژه کاروفناوری دست سازه کاروفناوری کارکلاسی کاروفناوری پرسش کاروفناوری بارش فکری کاروفناوری پاورپوینت کاروفناوری فیلم کاروفناوری

۲۵ مطلب با کلمه‌ی کلیدی «پودمان امور اداری و مالی» ثبت شده است

آشنایی با محیط نرم افزار اکسل

مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

آشنایی با محیط اکسل

برنامه Microsoft Excel یک برنامه صفحه گسترده است. صفحه گسترده به برنامه هایی گفته میشود که اطلاعات متنی و عددی را در قالب جدول نگهداری می کنند. ساختار جدولی صفحات این گونه برنامه ها، کاربران را قادر می سازد تا با استفاده از فرمول، بین اطلاعات موجود در آنها ارتباط برقرار کنند.

در برنامه Excel بسیاری از محاسبات پیچیده از طریق توابع از پیش تعریف شده قابل انجام است. از نمونه های متداول آن می توان تابع جمع، میانگین، تعیین حداکثر، تعیین حداقل، شمارش داده های عددی، شمارش شرطی و ............... را نام برد.

این برنامه علاوه بر فرمولها و توابع، قابلیتهایی دیگری برای سازماندهی صفحات و مدیریت آنها ارائه می دهد. همچنین امکاناتی نظیر جستجوی اطلاعات و مرتب کردن داده ها، به سهولت کار با داده هایی با حجم بالا کمک می کند.

دستورات گسترده در جهت قالب بندی داده ها و رسم نمودار بر مبنای داده های جدول نیز از جمله امکاناتی است که برنامه Excel برای ارائه بهتر گزارشات عرضه می کند.

اجرای برنامه Microsoft Excel

پس از نصب مجموعه Microsoft Office گزینه ای با همین نام به لیست برنامه های کامپیوتر اضافه می شود. برای اجرایMicrosoft Excel از مسیر زیر وارد شوید.

start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Excel

پس از اجرای برنامه صفحه ای مانند شکل زیر بر روی رایانه ظاهر خواهد شد البته بر اساس ورژن آفیس شما ممکن است نمای صفحه مقداری فرق داشته باشد تصویر زیر نمای اکسل 2016 است

قسمت های مختلف پنجره اکسل را در ادامه توضیح خواهیم داد

1- نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access)

این نوار در بالاترین قسمت پنجره اکسل قرار دارد و همانطور که از نام آن مشخص است، می تواند شامل دستوراتی باشد که بیشتر بکار می روند. این نوار به طور پیشفرض دارای سه دکمه ذخیره (Save) خنثی کردن (Redo) و برگشت (Undo) است.

اگر خواستید دکمه ها و دستورات بیشتری به این منو اضافه کنید باید بر روی فلش کوچک کنار آن کلیک کنید تا منوی کشویی آن باز شود حال می توانید از این لیست منوها را انتخاب و به منوی اصلی اضافه کنید.

2- نوار منو یا ریبون (Ribbon)

مانند تمام نرم افزار های گروه آفیس در این نوار دستورات و امکانات برنامه در منوها و تب های مختلف و به صورت دسته بندی قرار دارد که می توان از آنها در اجرا و کار با برنامه استفاده کرد.

3- نوار فرمول (Formula Bar)

از نوار فرمول برای واردکردن یا مشاهده فرمول و محتوای سلول ها استفاده می شود. با استفاده از این نوار می توان محتوای سلول (یا فرمول موجود در آن) را ویرایش کرد.

اگر این نوار در پنجره اکسل شما فعال نبود آن را از منوی View فعال کنید.

4- برگه (Sheet)

هر فایل اکسل به طور پیشفرض دارای سه برگه یا sheet است که در قسمت پایین پنجره اکسل قرار دارند که با کلیک روی نام هر برگه می توان وارد آن شد.

5- ستون ها و سطر ها

تعداد سطرهای اکسل  به عدد 10448576 ختم می شود.

تعداد ستون های اکسل به حروف لاتین XFD ختم می شود که تعداد آنها به 16384 می رسد.

6- نوار پیمایش (Scroll Bar)

از نوارهای پیمایش عمودی و افقی برای دیدن قسمت های دیگر صفحه که قابل رویت نیستند، استفاده می شود. برای دیدن این قسمت ها باید این نوار را گرفته و حرکت داد.

7- نوار وضعیت (status Bar)

این نوار در پایین ترین قسمت پنجره اکسل قرار دارد و در آن می توان :

بزرگ نمایی و کوچک نمایی صفحه را تنظیم کرد.

نحوه نمایش صفحه یا کاربرگ را تغییر داد.

اگر چند سطر که در آن اعدادی قرار داشته باشد انتخاب شود در نوار وضعیت میانگین و تعداد اعداد و مجموع آنها نمایش داده می شود.

۲۲ تیر ۹۷ ، ۱۸:۵۶ ۰ نظر موافقين ۰ مخالفين ۰
سیدسلطان شیخی

آشنایی با تعاریف و اصطلاحات صفحه گسترده

مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

آموزش اکسل شماره 2

آشنایی با تعاریف و اصطلاحات صفحه گسترده

مفهوم کارپوشه Workbook

هر فایل Excelرا یک Workbook  کارپوشه می گویند. هر کارپوشه می تواند حاوی 1 تا 255  sheet (برگ) باشد. اطلاعات در این برگه ها نگهداری می شوند.

لازم به ذکر است که هر فایل اکسل به طور پیشفرض دارای سه sheet است.

مفهوم کاربرگ Worksheet

در اکسل دو نوع Sheet برگه مورد استفاده قرار می گیرد

1- کاربرگ Worksheet : صفحاتی که اطلاعات را در قالب جدول نگهداری کرده و برای انجام محاسبات بکار می روند.

2- برگ نمودار Chart Sheet : صفحاتی که برای نمایش نمودار به کار می روند.

ساختار یک کاربرگ Worksheet

در یک کاربرگ سطرها با عدد و ستون ها با حروف انگلیسی از A تا Z و سپس به صورت ترکیبی از حروف مشخص می شود. از محل برخورد هر سطر با یک ستون ، یک سلول Cell ایجاد می شود. اطلاعات درج شده در اکسل در این سلول ها نگهداری می شوند هنگام باز کردن یک کاربرگ اکسل یک سلول در آن فعال و آماده دریافت اطلاعات است.

اطلاعات موجود در سلول می تواند یا مقدار Value باشد و یا فرمول Formula

مقدار Value  نیز به 4 گروه تقسیم می شود. عدد - متن - تاریخ و ساعت

فرمول Formula

فرمول شامل محاسباتی است که درنتیجه انجام آن، یک مقدار بدست می آید. این مقدار نیز ممکن است عدد، متن، تاریخ و یا ساعت باشد. علاوه بر داده های فوق که در سلول ها وارد می شوند، می توان تصویر را نیز مانند یک شیء وارد کرده و به صورت شناور، در هر جای برگه قرار داد.

 

۲۲ تیر ۹۷ ، ۱۸:۴۴ ۰ نظر موافقين ۰ مخالفين ۰
سیدسلطان شیخی

آشنایی با انواع ارتباط در سازمان ها

مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

ارتباطات در سازمان

ارتباطات در سازمان عبارت است از: انتقال اطلاعات و دستورها و بررسی بازخورد هر یک از آن ها، به منظور انجام وظیفه برای رسیدن به اهداف و مأموریت های سازمان.

ارتباطات در سازمان، همانند نظام جریان خون در بدن موجود زنده، نقشی فعّال دارد. چنان چه به هر دلیلی در این نظام نارسایی به وجود آید یا به نحوی ارتباط قطع شود، پی آمد آن زوال یا متلاشی شدن سازمان خواهد بود.

از نظری دیگر، نظام ارتباطات، در ایجاد هماهنگی، تصمیم گیری، هدایت و رهبری، نظارت و کنترل و سایر وظایف مدیر در اداره ی امور، نقش مؤثری دارد.

ارتباطات سازمانی به دو گونه ی کلی رسمی و غیر رسمی برقرار می گردد.

نوع اول، ارتباطات غیر رسمی  معمولاً کارکنان در زمان کاری در سازمان و یا خارج از محیط کار با یکدیگر برخوردها و تماس هایی دارند. این برخوردها ممکن است عادی، دوستانه و یا غیر دوستانه باشد. گرچه این نوع ارتباط، غیر رسمی محسوب می شود اما تأثیر فراوانی در ارتباطات رسمی سازمان دارد.

نوع دوم، ارتباطات رسمی  این گونه ارتباطات در راستای انجام کار و وظایف سازمان برقرار می گردد و بدون شک، ارتباطی با دوستی ها ندارد و صرفاً اجرای وظایف و مأموریت های سازمان را به عهده دارد.

گونه های ارتباط رسمی در سازمان

گونه های ارتباط در سازمان به دو گروه عمده تقسیم می شوند: ارتباطات عمودی و ارتباطات افقی.

ارتباطات عمودی: این نوع ارتباط به دو شکل در سازمان جریان می یابد:

شکل اول ارتباط از بالا به پایین سازمان است، که معمولاً به صورت دستور ارسال می شود.

شکل دوم ارتباط از پایین به بالاست؛ که به شکل گزارش برقرار می گردد.

دستور و گزارش: این دو، هم زمان با تشکل سازمان ها به طور رسمی رایج شده و حتی می توان گفت قبل از آن، یعنی در سازمان های اولیه نیز، وجود داشته است. دستور و گزارش وقتی می تواند مبنا و پایه ی کار قرار گیرد که به صورت مکتوب ابلاغ شود.

ارتباطات افقی: ارتباط افقی، به گونه ای دیگر از ارتباطات سازمانی اطلاق می شود که بین دو واحد یا بین واحدهایی که به نحوی از انجام عملیات آن ها با یکدیگر هم بستگی نزدیک دارند، برقرار می گردد. ارتباط افقی یا مستقیم در سطوح مختلف سازمان و به منظور سرعت بخشیدن به کارها، ایجادهماهنگی، تبادل اطلاعات و اجرای امور برقرار می شود. این گونه ارتباطات ممکن است در داخل یک سازمان و یا بین دو سازمان برقرار گردند: در حالت اول، ارتباط داخلی و در حالت دوم، ارتباط خارجی نامیده می شوند

برای ایجاد ارتباط افقی در سازمان از انواع نوشته های اداری، همانند: نامه، بخش نامه، آیین نامه و ... استفاده می شود. بدون شک، ارتباطات عمودی نیز به صورت مکتوب جریان می یابد. ملاحظه می شود که؛ به منظور برقراری ارتباط رسمی در سازمان فقط می توان از نوشته، تحت عنوان مکاتبات اداری  بهره گرفت. اگر ادعا نماییم که در زمان حال، یکی از وسایل ایجاد ارتباطات رسمی در سازمان های کشورمان نوشته است، سخنی به گزاف نگفته ایم.

۲۲ تیر ۹۷ ، ۰۱:۲۹ ۰ نظر موافقين ۰ مخالفين ۰
سیدسلطان شیخی

تحقیق کاروفناوری آشنایی با نامه های اداری

مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

آشنایی با نامه های اداری

تعاریف اولیه

مکتوب:

واژه ی مکتوب بیانگر مفهوم کلی و عام است، که به تمام نوشته ها اطلاق می شود. مکتوب اداری به گونه های زیادی در سازمان ها رایج است. مهم ترین نوشته های اداری که در حال حاضر از کاربردی مؤثر در سازمان ها برخوردارند عبارت اند از: نامه، گزارش، یادداشت، بخش نامه، صورت جلسه، حکم، دستورالعمل، آیین نامه، اساس نامه، انواع صورت حساب و دفاتر اداری و مالی

دست خط: دست خط نوشته ای است که کسی با دست خود آن را نوشته باشد. به آن دست نوشته نیز گفته اند. دست خط معادل واژه ی یادداشت است. بعضی اوقات در سازمان های دولتی برای تسریع در انجام امور از یادداشت استفاده می کنند. یادداشت های اداری می تواند با دست، نوشته شود و در صورتی که در دفتر اندیکاتور ثبت گردد جنبه ی رسمی هم خواهد داشت.

نامه ی اداری در مفهوم کلی

از نامه های اداری تعاریف زیادی در دست است، که با نگرشی کوتاه در آن ها می توان نتیجه گرفت کلیه مکاتباتی که در داخل اداره یا خارج از آن، یا از سازمانی به سازمان دیگر، درباره ی انجام یافتن کارهای اداری مبادله می گردد، نامه ی اداری نامیده می شود. با بیانی دیگر نامه ی اداری را می توان چنین تعریف کرد:

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج وزارت خانه، سازمان یا مؤسسه مورد استفاده قرار گیرد اصطلاحاً نامه ی اداری نامیده می شود.

مشخصات نامه های اداری:

نامه های اداری دارای مشخصات ویژه ای است که آن را از سایر نامه ها متمایز می سازد.

ویژگی هایی که باعث مشخص شدن آن ها از نامه های عادی می شوند، عبارت اند از:

- سرلوحه و شماره و تاریخ

- عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع

- متن

- امضا و مشخصات امضا کننده

فقدان هر یک از این موارد به رسمیت نامه (از جنبه ی اداری) خلل وارد می کند.

انواع نامه های اداری

در ادارات و سازمان ها گونه های متفاوتی از نامه ها مبادله می گردد. این نامه ها با شکل ها و کاربردهای مختلفی به جریان می افتند. تنوع فوق العاده ی نامه های اداری ایجاب می نماید که آن ها را از دو دیدگاه سطوح سازمانی  و ماهیت کار مورد بررسی قرار دهیم.

نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: به طور کلی نامه هایی که برای انجام دادن کارهای اداری تهیه می شوند عمدتاً یکی از این چهار ماهیت را دارند:

نامه های خبری
نامه های بازدارنده
نامه های دستوری و درخواستی
نامه های هماهنگی

نامه های خبری: به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه ی کار به سازمان یا شخص ذی ربط اطلاع داده می شود. نتیجه ممکن است مثبت یا منفی باشد یا این که به مخاطب اعلام دارد که کار مورد نظر در دست اقدام است. نامه های خبری ممکن است آغاز یا پایان کار را به اطلاع گیرنده ی نامه یا ارباب رجوع برساند.

نامه های بازدارنده: نامه های بازدارنده به نامه هایی اطلاق می شوند که از انجام کار یا بروز حادثه ای جلوگیری به عمل آورد. این گونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا مؤسسه یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، به طور موقت و یا دایم متوقف می کند.

نامه های دستوری یا درخواستی: این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام دادن کاری است که ممکن است از سازمان یا مؤسسه یا فردی خواسته شود یا نتیجه ی کار از آن سؤال گردد.

نامه های هماهنگی: این گونه نامه ها برای هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه می شود و ممکن است در موردی خاص بین دو یا چند وزارت خانه و مؤسسه ایجاد هماهنگی کند. از جمله ی این نامه ها می توان بخش نامه ها را نام برد و یا نامه هایی که رونوشت آن ها برای پاره ای اقدامات
یا اطلاع به فرد یا سازمان یا واحد دیگر ارسال می گردد.

نامه های اداری از نظرگاه ارتباطات سازمانی: نامه های اداری از دید گاه سطوح ارتباطی، در سازمان ها و ادارات، اعم از بخش دولتی یا خصوصی، به دو گروه عمده ی نامه های داخلی و نامه های خارجی تقسیم می گردد.

مکاتبات در داخل سازمان: نامه های داخلی به مکاتباتی اطلاق می شود که در داخل سازمان بین واحدهای مختلف صورت می گیرند و اهم آن ها به این شرح اند:

- نامه بین دو واحد هم سطح
- نامه از واحد بالاتر به واحد پایین تر
- نامه از واحد پایین تر به مقام یا واحد بالاتر
- نامه از طرف یک کارمند به عنوان یک واحد.

مکاتبات با سایر سازمانها: نامه های خارجی به مکاتباتی که با خارج از سازمان انجام می شود، اطلاق می گردد. اهم آن ها براساس مخاطب نامه عبارت اند از:

- نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارت خانه
- نامه به یک وزارت خانه یا سازمان در ارتباط با وظایف آن
- نامه به یک شخص حقیقی
- نامه به یک شخص حقیقی شناخته شده در بخش خصوصی.

اجزا و ارکان نامه های اداری:

هر نامه ی اداری از پنج قسمت به قرار زیر تشکیل می شود:

- سرلوحه ؛
- عناوین گیرنده، فرستنده و موضوع نامه؛
- متن نامه؛
- امضای نامه؛
- گیرندگان رونوشت.

پنج قسمت تشکیل دهنده ی نامه در حقیقت ارکان نامه های اداری نیز هست. چرا که با نبود هر یک از آن ها نامه از اعتبار می افتد و حالت رسمیت خود را از دست می دهد. 

سرلوحه: سرلوحه ی نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. کاغذهای اداری در وزارت خانه ها و مؤسسات دولتی حاوی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت خانه، نام مؤسسه یا سازمان، شماره، تاریخ و پیوست است. برخی از سازمان های وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کنند.

عناوین گیرنده ، فرستده و موضوع نامه:

گیرنده ی نامه: منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت است از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود. عنوان گیرنده ی نامه با کلمه « به » مشخص می شود.

فرستنده ی نامه: منظور از فرستنده ی نامه عبارت است از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی ای که نامه از طرف آن نوشته می شود. عنوان فرستنده ی نامه با کلمه « از » مشخص می شود.

موضوع نامه: منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبیّن محتوای نامه باشد. موضوع نامه با کلمه ی « موضوع » مشخص می گردد، که معمولاً به ترتیب زیر و بعد از سرلوحه در نامه نوشته می شود.

به:
از:
موضوع:

متن نامه: متن نامه مطالب و شرحی است که به موضوع نامه مربوط می شود و در حقیقت هدف نامه است. متن نامه ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چندین بند (پاراگراف) تهیه و تنظیم گردد.

متن نامه خود از سه قسمت: مقدمه، اصل پیام و اختتام تشکیل می گردد.

- مقدمه
- اصل پیام
- اختتام مطلب و نتیجه گیری

امضای نامه : رکن اساسی هر نامه امضای آن است. نامه بدون امضا سندیت ندارد و نمی تواند در جریان کار اداری قرار گیرد. بنابراین، مسئولیت نهایی هر نامه با فرد یا مقام سازمانی ای است، که نامه به وسیله ی وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند و عبارت است از نام و نام خانوادگی در سطر اول و عنوان سازمانی وی در سطر دوم که بعد از متن نامه نوشته می شود.

گیرنگان رونوشت: منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت « رونوشت به » مشخص می گردد.

یادداشت اداری یا دست خط

در خاتمه ی این قسمت لازم است که از گونه ای نامه ی اداری نام برده شود که فارغ از ضوابط فوق تهیه می شود و به نحوی در جریان ارتباطات سازمان قرار می گیرد که در اصطلاح به آن یادداشت اداری می گویند.

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری تمامی ویژگی های نامه ی اداری را ندارد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله ی مقام صلاحیت دار امضا شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.

معمولاً از یادداشت های اداری برای دستور پرداخت ها یا جلوگیری از اجرای کار یا تسریع در جریان یک امر فوری و ضروری استفاده می شود با عنایت به این که معمولاً یادداشت اداری اثرات مالی و حقوقی است، بنابراین لازم است اقدام کننده، بعد از حصول اطمینان از صحت امضا و حدود اختیارات قانونی دستور دهنده، مراتب را در دفتر اندیکاتور ثبت کند و با انعکاس مُهر ورود به دفتر و اقدام به ثبت تاریخ و شماره، اصل را در پرونده بایگانی نماید.

۲۱ خرداد ۹۷ ، ۱۶:۴۲ ۰ نظر موافقين ۰ مخالفين ۰
سیدسلطان شیخی

تحقیق کاروفناوری آشنایی با مکاتبات و نوشته های اداری

مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

آشنایی با مکاتبات و نوشته های اداری

صورت جلسه

قبل از ورود به بحث پیرامون صورت جلسه لازم است بدانیم جلسه چیست؟ به چه منظور تشکیل می شود؟ و تحت چه شرایطی مصداق پیدا می کند؟

جلسه

جلسه در لغت به معنی نشستن است برای رسیدگی و گفت وگو درباره ی امری در اصطلاح، با حفظ معنی لُغَوی آن می توان گفت: همایش صاحب نظران یا مسئولان، براساس وظایف یا مأموریت های محوله در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون حل و فصل یک معضل اداری یا اجتماعی یا همچنین، جست وجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب برای آن یا اتخاذ تصمیم درباره ی نحوه ی اجرای امری خاص. بدیهی است تصمیمات متخذه در این گونه جلسات به دلیل آثار تبعی آن بایداز طریق تنظیم صورت جلسه مستند سازی شود تا بعدها مورد استفاده قرار گیرد.

ارکان جلسه

با عنایت به تعریف فوق، جلسه هنگامی مصداق پیدا می کند که ارکان چهار گانه ی آن، یعنی اعضای جلسه، دستور جلسه، زمان جلسه و مکان جلسه تجمّع و تحقّق یافته باشند. برای توضیح بیش تر ایجاب می نماید که به شرح هر یک از این ارکان و هم چنین، شرایط تحقق آن ها، به اختصار بپردازیم.

اعضای جلسه: به شرکت کنندگان در جلسه اعضای جلسه گفته می شود. شرکت و حضور اعضا در جلسه ممکن است جزو وظایف سازمانی آن ها باشد. مانند بعضی از وزراء و مسئولین که به دلیل پست مورد تصدی خود، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های وابسته به وزارت خانه ی تحت سرپرستی خود را برعهده دارند.

دستور جلسه: هدف از تشکیل جلسه قبلاً مشخص می شود و به طور مکتوب تحت عنوان دستور جلسه برای شرکت کنندگان ارسال می گردد. وجود دستور جلسه ی مدّون و مکتوب، علاوه بر آن که باعث می شود که مذاکرات از مسیر اصلی خود منحرف نشود؛ به شرکت کننده این امکان را می دهد که قبلاً مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه کند و عنداللزوم در زمینه ی موضوع مطالعات لازم را به عمل آورد. در این صورت، علاوه بر این که وقت جلسه بیهوده هدر نمی شود به کارائی آن، به طور قابل ملاحظه ای، افزوده می گردد.

زمان جلسه: زمان و تاریخ تشکیل جلسه و هم چنین ساعت شروع آن به طور دقیق از قبل تعیین می شود و به اطلاع شرکت کنندگان می رسد. (دعوت نامه ارسال یا به طرق مقتضی دیگر ابلاغ می گردد). در جلساتی که حالت استمرار دارد، هنگام آغاز و زمان پایان نیز قبلاً توافق می شود و در دعوت نامه قید می گردد.

مکان جلسه: مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود. محل برگزاری جلسه در جلسات عادی و اداری از پیش تعیین می شود و ضمن ارسال دعوت نامه محل آن به استحضار شرکت کنندگان می رسد. لازم است یادآوری شود که برخی از جلسات می باید در محل خاصی تشکیل شود تا رسمیت آن حفظ گردد (مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف، که باید در محل آن تشکیل گردد).

سازمان جلسه

حال که درباره ی ارکان جلسه بحث شد، بد نیست مختصری نیز درباره ی سازمان جلسه صحبت شود تا نسبت به آن شناخت بیش تری حاصل شود.

رئیس جلسه: معمولاً در هر جلسه یک نفر، به عنوان رئیس، چند نفر به عنوان اعضا و یک نفر هم به سمت دبیر جلسه شرکت می کنند سازمان مزبور عمومیت دارد و در کلیه ی جلسات رسمی می تواند صادق باشد. اداره ی امور جلسه با رئیس جلسه است. رئیس ممکن است در همان جلسه به وسیله ی شرکت کنندگان انتخاب گردد. یا این که به موجب مقررات و قوانین خاص از قبل تعیین گردیده باشد. هدایت و رهبری جلسه با رئیس است. وظایف دیگر او تعیین وقت صحبت برای اعضای جلسه است. وی موظف است که مراقبت نمایند جلسه از مسیر اصلی خود خارج نشود و با صحبت های متفرقه وقت جلسه و اعضا تلف نشود. رئیس جلسه مانند سایر اعضا دارای یک رأی است و به دلیل رئیس بودن امتیاز ویژه ای به وی تعلق نمی گیرد. در برخی از جلسات ممکن است به موجب مقررات و قوانین، امتیاز ویژه ای برای رئیس جلسه در نظر گرفته شده باشند. مثلاً هنگامی که آرای موافق و مخالف مساوی باشد، ملاک تصمیم در تصویب شدن یا تصویب نشدن موضوع وجود رأی رئیس در هر یک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود.

اعضای جلسه: اعضای جلسه هر یک به نوبه ی خود وظایفی دارند. از آن جمله مطالعه ی کافی و کسب اطلاعات لازم پیرامون دستور جلسه بررسی مسائل و استنتاج منطقی، رعایت بی نظری و بی طرفی در امور و ارائه ی نظرات لازم و اجتناب از پراکنده گویی و خارج نشدن از موضوع هر یک از اعضای جلسه معمولاً دارای یک رأی اند.

دبیر جلسه: دبیری جلسه کاری است مهم، حساس و مشکل. بنابراین، ایجاب می نماید که در مورد انتخاب فرد مزبور دقّت بیش تری به عمل آید. دبیر جلسه ممکن است از بین اعضای جلسه به عنوان دبیر در همان جلسه انتخاب شود. البته، این نوع انتخاب عملاً نتیجه ی مناسبی نداشته است، چون اغلب مشاهده شده دبیری که سمت عضویت داشته نتوانسته در انجام وظایف محوله بی طرفی خود را حفظ نماید. بنابراین، بهتر است دبیر جلسه از بین اعضای جلسه انتخاب نشود و حق رأی هم نداشته باشد.

وظایف دبیر جلسه عبارت اند از :

- تهیه ی دعوت نامه برای هر یک از اعضا و ارسال آن و حصول اطمینان از این که دعوت نامه به دست عضو رسیده است.

- نظارت بر آماده شدن محل جلسه و حصول اطمینان از این که لوازم و ابزار کار اعضا در دسترس است.

- تنظیم صورت جلسه و به امضا رساندن آن؛

ارسال نسخه ای از صورت جلسه برای اعضای جلسه؛

بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم.

حضور تمامی اعضا در جلسه الزامی است. در صورت غیبت هر یک از اعضاء مراتب در صورت جلسه منعکس می گردد. معمولاً برای رسمیت یافتن جلسه حضور تعداد معینی از اعضا الزامی است.

صورت جلسه

صورت جلسه در لغت به معنی نوشته ای که در آن خلاصه ی گفت و گو های اعضای مجلسی ذکر شده باشد، ورقه ای که در آن شرح واقعه نوشته شود. از دیدگاه حقوقی، صورت جلسه (یا صورت مجلس) ورقه ای است که یک مقام رسمی (قاضی و پلیس و غیر آن ها) در آن یک عمل قضائی یا یک عمل خارجی مانند ضرب و جرح و قتل و ... را به منظور اثبات یک واقعه ی مدنی یا کیفری یا اداری ثبت می کند

همان طور که از معانی آن مستناد می گردد، صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته می شود که در بردارنده ی مطالب مطروحه، گفت و گوها یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی یا یک جلسه ی اداری باشد.

طرح یا چارچوب صورت جلسه

هر جلسه رسمی با تجمع ارکان، که قبلاً بیان گردید، تحقق می یابد. مکمل تحقق جلسه تنظیم صورت جلسه است که رسمیت جلسه را تأمین می نماید. هر صورت جلسه دارای ارکانی است که بدون تردید در آن باید ذکر شود. برخی از این ارکان بسیار مهم اند و بدون آن ها صورت جلسه تحقق پیدا نمی کند. برخی دیگر در درجه ی دوم اهمیت قرار دارند. ارکان صورت جلسه به طور عادی به شرح زیرند:

مشخصات اعضای شرکت کننده

امضای شرکت کنندگان

دستور جلسه

مطالب مطروحه

تصمیمات اتخاذ شده

زمان جلسه

مکان جلسه

تکلیف جلسه ی بعدی

اینک به جهت روشن شدن مطلب، ضمن توضیح لازم، نحوه ی تنظیم و تدوین آن ذیلاً درج می گردد.

مشخصات اعضای شرکت کننده: مشخصه های فردی و شغلی هر یک از شرکت کنندگان و هم چنین، شماره ی معرفی نامه و یا مجوز شرکت آنان در صورت جلسه نوشته می شود. در صورتی که فرد شرکت کننده به نمایندگی از طرف شخص حقیقی دیگری در جلسه حضور یافته باشد، نام هر دو نفر با توجیه کامل مطلب قید می شود.

امضای شرکت کننگان: صورت جلسه با امضای شرکت کنندگان در جلسه رسمیت پیدا  می کند. در آخرین صفحه ی صورت جلسه نام و نام خانوادگی و سمت سازمانی یا اجتماعی هر یک از شرکت کنندگان نوشته می شود و سپس به امضای هر یک از آنان می رسد. در صورت جلسه هایی که جنبه ی مالی یا حقوقی دارند یا از اهمیت ویژه ای برخوردارند، باید تمام صفحات آن به وسیله ی شرکت کنندگان امضا شود.

یادآوری می شود نام و نام خانوادگی شرکت کننده، که برای امضا در صفحه ی آخر قید می گردد، در صفحات دیگر لازم نیست درج شود و فقط اثر امضا کفایت می نماید.

دستور جلسه: به موضوعی که جلسه برای حل و فصل آن تشکیل گردیده است دستور جلسه می گویند. دستور جلسه مبیّن هدف جلسه است. منطقی است که دستور جلسه از قبل تعیین  می شود و ضمن دعوت نامه برای اعضا، ارسال می گردد. به این ترتیب شرکت کننده ی علاقه مند، با مطالعه و آمادگی کافی درجلسه حضور خواهد یافت.

مطالب مطروحه: درج مذاکرات در صورت جلسه الزامی است. ممکن است مشروح مذاکرات منعکس گردد یا این که خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده نوشته شود.

تصمیمات اتخاذ شده:ه: بعد از انجام مذاکرات و جمع بندی آن ها، نتیجه، که حاوی تصمیمات متخذه است، در یک یا چند جمله ی مستقل تدوین می شود و در صورت جلسه قید می گردد.

زمان جلسه: به تاریخ دقیق (روز، ماه، سال) و هنگام شروع و خاتمه ی جلسه زمان جلسه گفته می شود می توان تاریخ و ساعت شروع را از قبل تعیین نمود. علاوه بر آن چه بیان گردید، جلساتی وجود دارد که به طور مستمر باید تشکیل گردند. در این گونه جلسات شماره ی جلسه نیز مشخص می شود. بعد از قید زمان و نوبت جلسه معمولاً تاریخ نشست بعدی تعیین و در صورت جلسه نوشته می شود.

مکان جلسه: به محل تشکیل جلسه اطلاق می شود. محل تشکیل جلسه باید در صورت جلسه قید شود. در برخی از جلسات استفاده از مکانی خاص الزامی است (برای مثال، جلسات مجلس شورای اسلامی باید در خود مجلس برگزار شود.)

تکلیف جلسه ی بعدی : به دلیل اهمیت ویژه و وسعت دامنه ی موضوع جلسه، ممکن است بحث و بررسی و نتیجه گیری در یک جلسه به اتمام نرسد. بنابراین، ناگزیر برای تشکیل جلسات بعدی اقدام می شود. در این صورت تاریخ و زمان جلسه ی آینده و عنداللزوم دستور جلسه ی بعدی معین می شود و در صورت جلسه قید می گردد.

انواع صورت جلسه

هنوز در کشور ما تنظیم صورت جلسه به صورت استاندارد جدّی تلقی نمی شود و بیش تر براساس سلیقه ی مسئولان و متصدیان امور تهیه می گردد. به طوری که بعضاً در کاغذهای معمولی، مانند نوشته های عادی تنظیم می شود و در برخی موارد، براساس نمونه های ارائه شده از طرف سازمان ذی ربط یا به موجب آیین نامه ای خاص تنظیم می گردد. قدر مسلّم، ذوق و سلیقه ی تنظیم کننده و رئیس جلسه در نحوه ی تنظیم صورت جلسه بسیار تأثیر گذار است. به همین دلیل، گونه های متفاوتی از نحوه ی تنظیم صورت جلسه وجود دارد. برای سهولت در امر مطالعه، آن ها را به صورت زیر طبقه بندی می نماییم.

- صورت جلسه ی مشروح،

- صورت جلسه ی نیمه مشروح؛

- صورت جلسه ی خلاصه؛

- صورت جلسه ی به شکل فرم.

صورت جلسه ی مشروح:

در این گونه صورت جلسه مشروح مذاکرات هر یک از اعضای جلسه به طور کامل نوشته می شود. در گذشته، تنظیم این گونه صورت جلسات بسیار مشکل بود. زیرا باید چند نفر تندنویس با سرعت، مطالب عنوان شده را به روی کاغذ آورند، و بعد از پایان جلسه، نوشته های تندنویسان با یکدیگر تطبیق داده شود تا نوشته ای کامل به دست آید.

صورت مشروح مذاکرات، معمولاً در جلسات دادگاه و یا به هنگام تصمیم گیری های مهم به رشته ی تحریر درمی آید. اما بارز ترین نمونه ی آن در مجالس قوه مقننه، مثل مجلس خبرگان ، مجلس شورای اسلامی و شورای نگهبان براساس یک سنت دیرین پارلمانی وجود دارد.

گرچه در زمان حال با استفاده از دستگاه ضبط صوت بیانات اعضا ضبط و سپس به روی کاغذ منتقل می شود، اما در بیش تر پارلمان ها از وجود تندنویسان حرفه ای، که به همین منظور استخدام شده اند، استفاده می شود و این سنّت و تشریفات هم چنان حفظ شده است. با این تفاوت که شیوه ی کار آسان تر شده است و هرگاه کلمه یا جمله ای از قلم بیفتد، با استفاده از دستگاه های صوتی یا تصویری نسبت به تکمیل نوشته اقدام می نمایند.

صورت جلسه ی نیمه مشروح:

در این نوع صورت جلسه، خلاصه یا رئوس مطالب عنوان شده از طرف هر یک از شرکت کنندگان درج می گردد. در آخر صورت جلسه و بعد از یک جمع بندی نهائی تصمیمات متخذه براساس اولویت ها درج می شود و با امضای کلیه ی حاضران رسمیت پیدا می کند.

صورت جلسه ی خلاصه:

در این گونه، خلاصه ی مطالب یا فقط نتیجه ی مذاکرات به طور خلاصه درج می شود. سپس، تصمیمات اتخاذ شده منعکس می گردد. معمولاً، در صورت جلسه های نیمه مشروح خلاصه ی مطالب عنوان شده از طرف هر یک از اعضا در مقابل نام آن ها نوشته می شود. اما در صورت جلسه های خلاصه، فقط چکیده ی کل مطالب مطرح شده قید می گردد.

به این ترتیب، که با ذکر جمله ی ( بعد از انجام مذاکرات لازم تصمیماتی، به شرح زیر اتخاذ ) تصمیمات اتخاذ شده نوشته می شود. سپس، با امضای اعضا، صورت جلسه شکل گردید می گیرد.

صورت جلسه ی به شکل فرم:

یکی از متداول ترین گونه های صورت جلسه در حال حاضر استفاده از فرم های مخصوص است. این فرم ها به وسیله ی سازمان های ذی ربط تهیه و تدوین می شود و در جریان کار همان سازمان قرار می گیرد. مانند صورت جلسه ی تحویل اتومبیل، اموال و گونه هایی از صورت جلساتی که به وسیله ضابطین عدلیه (پلیس قضایی ) تنظیم می گردد.

در حال حاضر استفاده از فرم های صورت جلسه به دلیل سهولت و سرعت در انجام امور، در بیش تر سازمان ها و مؤسسات دولتی و خصوصی متداول شده است. اغلب دبیران جلسه تا آن جا که مقدور است از فرم استفاده می نمایند و چنان چه امکان استفاده وجود نداشته باشد، صورت جلسه رابراساس عامل های فرم، به صورت عادی تدوین می نمایند.

فرم زیر به عنوان نمونه ارائه می گردد. با مطالعه ی نحوه ی تکمیل فرم مزبور و رعایت مواد آن ملاحظه خواهد شد هر نوع صورت جلسه ای را به آسانی می توان تنظیم نمود.

این نوع صورت جلسه یک صورت جلسه کلی است

تنظیم صورت جلسه

تدوین و تنظیم مطالب در نشست های رسمی به وسیله ی دبیر یا منشی جلسه انجام می شود. منشی جلسه ممکن است یکی از اعضای جلسه باشد یا شخص دیگری که به همین عنوان و بدون داشتن حق رأی درجلسه حضور یابد.در هر صورت لازم است یک منشی در تنظیم صورت جلسه اطلاعات و تجربیات لازم را داشته باشد. اصلح است که دبیر جلسه از اعضای رسمی جلسه نباشد.

برای تنظیم و تدوین صورت جلسه و امضای آن از دو روش استفاده می شود. در روش اول، بعد از پایان جلسه براساس مطالب مطروحه صورت جلسه آماده شود و برای امضا به یکایک شرکت کنندگان ارائه می گردد. اعمال این روش ظاهراً منطقی است، چرا که با فرصتی که دبیر دارد صورت جلسه را به طور کامل تدوین می کند و متعاقباً تایپ می شود. اما در عمل مشکلاتی خواهد داشت، حتی ممکن است صورت جلسه امضا نشود. زیرا با توجه به فاصله افتادن بین زمان تشکیل جلسه و تنظیم و آماده شدن صورت جلسه شرکت کننده نظرات خود تعدیل نموده باشد. در این صورت دبیر مجبور است در نوشته های خود این تغییرات را منعکس نماید و امکان دارد تغییرات مزبور مورد موافقت عضو یا اعضای دیگر جلسه قرار نگیرد که آن هم باید منعکس شود. به این ترتیب چندین مرتبه صورت جلسه تغییر می کند و کار، مشکل یا غیر ممکن می شود.

برای رفع این مشکلات لازم است صورت جلسه در همان جلسه آماده و به امضای اعضا برسد. نحوه ی انجام کار بسیار آسان است و فقط نیاز به تمرین و هم چنین کسب اطلاعات لازم در مورد هر جلسه نیاز دارد.

همان طور که گفته شد، در هر جلسه موارد ثابت و مشخصی وجود دارد که از قبل تعیین گردیده است و می توان قبلاً اطلاعات لازم را درباره ی آن تحصیل نمود، مانند شرکت کنندگان و مشخصات آن ها، دستور جلسه، زمان جلسه و مکان جلسه که دبیر می تواند به منظور صرفه جویی در وقت و تحصیل فراغت لازم برای نوشتن سایر مطالب، قبل از تشکیل جلسه موارد مزبور را در صورت جلسه منعکس نماید. با عنایت به این که در صورت جلسات اداری به مشروح کامل مذاکرات نیاز نیست. لذا، چکیده ی مطالب عنوان شده توسط هر یک از شرکت کنندگان را یادداشت می نماید. سپس، با جمع بندی، تصمیمات اتخاذ شده را نیز مشخص می کند و براساس اولویت ها تنظیم می نماید.

به این ترتیب، صورت جلسه آماده می گردد. سپس در آخر جلسه، آن چه را که نوشته است برای حاضران قرائت می کند و پس از انعکاس نظرات اصلاحی آنان، که در همان جمع مطرح می شود، صورت جلسه را به امضا می رساند. آن گاه، فوراً نسبت به تکثیر صورت جلسه اقدام می کند و به هر یک از شرکت کنندگان تصویری ارائه می دهد.

در موردی که نسخه ی امضا شده قابل تکثیر و ارائه نباشد، برای تایپ آن، اقدام می کند و ذیل کلیه ی نسخ را به عنوان دبیر جلسه امضا می نماید. ضمناً قبل از امضا، توضیح می دهد که نسخه ی اصلی و امضا شده در کجا نگه داری و بایگانی گردیده است.

چنان چه ایجاب نماید که نُسخ تایپ شده به وسیله ی شرکت کنندگان امضا گردد، نسخ مزبور با تصویر صورت جلسه ی امضا شده برای اعضا ارسال می گردد. در این صورت شرکت کننده ملزم می شود آن را امضا کند و چنان چه نظر دیگری داشته باشد باید با خط خود به صورت جلسه اضافه نماید.

در تصویر زیر یک نوع صورت جلسه مختصر را مشاهده می نمایید.

تصاویر زیر یک نوع صورت جلسه مفصل و مشروح که به صورت دوبرگی می باشد را ملاحظه می نمایید.

صفحه اول

صفحه دوم

۱۹ خرداد ۹۷ ، ۱۵:۳۶ ۰ نظر موافقين ۰ مخالفين ۰
سیدسلطان شیخی

تحقیق کاروفناوری اهمیت و نقش نوشته های اداری

مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

اهمیت و نقش نوشته های اداری

می دانیم برای اجرای امور سازمان ها، گونه هایی از نوشته ، از قبیل نامه، یادداشت، گزارش، پی نوشت، صورت جلسه، دستورالعمل و ... در جریان کارهای روزمره ی اداری قرار دارد.هر کدام از این نوشته ها به فراخور، ایفاگر نقشی حساس بوده و هستند و هر یک نیز از اهمیت ویژه ای برخوردارند.

به طور کلی می توان گفت نقش نوشته های اداری در جریان امور، به موفقیت یا شکست سازمان بستگیِ تام دارد. به همین دلیل دامنه ی بحث، گسترده و با اهمیت ویژه است. از این رو، به منظور سهولت اهمیت و نقش مکاتبات در اداره ی امور را ابتدا برمی شماریم و سپس توضیح می دهیم:

اجرای امور جاری؛

آثار مالی؛

آثار حقوقی؛

راهنمایی آیندگان در مطالعه و ادامه ی جریان کارها؛

تاریخ و قضاوت ها؛

مستند ساختن امور.

 

اجرای امور جاری: برای اجرای کارهای اداری، معمولاً از نامه استفاده می شود. به کوتاه سخن می توان گفت هیچ کاری بدون نامه در سازمان نمی تواند به صورت رسمی صورت بگیرد. زیرا ارباب رجوع باید جهت اجرای کار خود تقاضای کتبی ارائه دهند. هم چنین، واحدهای سازمانی باید یکدیگر را از جریان امر به وسیله ی نامه مطلع نمایند و نتیجه ی کار را کتباً به واحد دیگر اعلام کنند. به همین ترتیب، بین وزارت خانه ها و دستگاه های دولتی آن چه ایجاد هماهنگی می کند نوشته های اداری است. به اختصار می توان گفت آغاز و انجام امور در سازما ن ها به وسیله ی نوشته شروع و پایان می یابد

آثار مالی: می دانیم که زندگی سازمان ها، اعم از سازمان های دولتی، خصوصی، هم چنین واحدهای کوچک و حتی افراد، به امور مالی آن ها منوط و مربوط است. بنابراین، نوشته های سازمانی هنگامی که به امور مالی بپردازد، اهمیت دیگری خواهد داشت.

از دیدگاه دیگر، هیچ خرجی نمی تواند بدون دستور کتبی مقام صلاحیت دار صورت بگیرد. اگر هم شفاهی دستور پرداخت داده شود به منظور سرعت عمل است و متعاقباً باید آن پرداخت به صورت کتبی مورد تأیید قرار بگیرد. بنابراین، تمام نوشته هایی که در بردارنده ی یک یا دو پیام درباره ی امور مالی اند باید سال ها حفظ شوند و به دادگاه ها و مراجع دیگر و حسابرسان ارائه گردد.

آثار حقوقی: نامه هایی که برای اجرای امور مختلف در ادارات و سازمان ها تهیه و مبادله می گردند، سند هایی از طرف سازمان یا مقام صادر کننده ی نامه تلقی می شوند، که برای اشخاص ثالث، اعم از حقیقی یا حقوقی، الزام و تعهد ایجاد می کند.

ادامه ی جریان کارها: لازمه ی تصمیم گیری در اجرای امور، اشراف و حصول اطلاع از سوابق مربوط به آن است. بدین ترتیب که کلیه ی اقدامات گذشته مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می گیرند تا چنان چه راهی که گذشتگان رفته اند درست و منطقی باشد، همان راه ادامه یابد و چنان چه به تغییر و تطبیق آن با زمان و مکان نیاز باشد، تغییرات لازم در آن به عمل آید. اطلاع از موفقیت یا شکست کارهای انجام شده، باعث می شود که به میزان قابل توجهی جلوی ضرر و زیان احتمالی، که در اثر ندانم کاری و بی تجربگی پیش می آید، گرفته شود و سرانجام با ملاحظه ی همین نامه ها که سند تلقی می شوند می توان امور معوقه را از همان جایی که ناتمام مانده اند ادامه داد و خط مشی اجرایی کار را تعیین کرد یا درباره ی نحوه و چگونگیِ اجرای آن تصمیم لازم را اتخاذ کرد.

تاریخ و قضاوت ها: آن چه از ادوار گذشته باقی مانده تاریخ است. تاریخ در حقیقت تجربه هایی است، که از قبل به ما می رسد و آزموده هایی است که ناکامی ها را در بردارد و ما می توانیم آن را به منزله ی درس عبرت در امور خود رعایت نماییم. به همین دلیل، تاریخ را همانند چراغ پرنوری دانسته اند که از بالای سر عابر، جاده ی تاریک و مخوف زندگی را روشن می نماید، تا او بتواند به آسانی طی طریق نماید. تاریخ صحیح در زمان حال همان است که به صورت نوشته به ما رسیده است.

مستندسازی در امور: مستندسازی، مستندات، سند سازی معادل واژه Documentation است بیان یک مثال ساده ما را به درک بیش تر مطلب راهنمایی می کند. بیماری را در نظر بگیرید که در بیمارستان بستری است. پزشک معالج دستورات خود را در پرونده می نویسد تا پرستاران طبق آن عمل کنند. اگر شیفت پرستاران عوض شود هیچ مشکلی به وجود نخواهد آمد چون پرستاری های بعدی براساس نوشته و دستور پزشک معالج، که در پرونده منعکس شده است، عمل خواهند کرد به این ترتیب؛ حتی پزشک بعدی نیز می تواند به راحتی به سوابق مریض و معالجات او آگاهی یافته و با اطمینان معالجه را ادامه دهد.

اما اگر دستورات شفاهی بود، اولاً امکان این را داشت که در تفهیم و انتقال مطلب اشتباهی پیش آید و یا این که با عوض شدن شیفت پرستاران، اشتباهات دیگری رخ دهد و حتی بیمار لطمات شدیدی ببیند. در مورد اول، که مطالب توسط پزشک در پرونده بیمار نوشته شده است، معمولاً اشتباهی رخ
نمی دهد و اگر هم اشتباهاتی پیش آید دقیقاً مشخص خواهد شد که پزشک تشخیص دهنده مقصر است و یا پرستار انجام دهنده. اما در مورد دوم که به صورت شفاهی است معمولاً هیچ کس اشتباه را برعهده نمی گیرد.

نگارش و مکتوب نمودن دستورات در پرونده ی معینی را مستند سازی می گویند. این موضوع در کلیه ی موارد، از قبیل خرید، تحویل و تحول، تعمیر یک دستگاه، ساختن یک ساختمان و به طور کلی در بیش تر امور صادق است.

مستند سازی در اداره امور به گونه های مختلف انجام می شود. دلیل آن هم مشخص است چرا که مسئله ی سند و مستندات آن، پایه و اساس کار سازمان است. مثلاً تصمیماتی که در سازمان به وسیله ی مقامات مختلف گرفته می شود، عوارض گوناگونی را در پی دارد. این عوارض ممکن است اثرات مالی یا حقوقی داشته باشد و در هر مورد تصمیم گیرندگان باید پاسخ گو باشند. به همین دلیل
است که اغلب، امور اداری از طریق نوشته مستند می شود.

در این جا نمونه هایی از مستند سازی اداری ارائه می گردد.

١- تصمیمات اتخاذ شده در جلسات اداری در صورت جلسه منعکس و به صورت مستند در می آید.

٢ - میزان پیشرفت کار در طرح های مختلف از طریق نوشتن گزارش مستند می گردد.

٣ - گزارش های مکتوبی است که آسیب ها و نکات ضعف و قوّت را نشان می دهند.

٤ - نتیجه ی داوری و قضاوت به وسیله ی حکم مستند می شود و جهت اجرا ابلاغ می گردد.

٥ - مراتب عزل، نصب، ترفیع و انتقال کارکنان در گونه ای از نوشته ی اداری (احکام) مستند می گردد.

۱۹ خرداد ۹۷ ، ۱۴:۵۱ ۰ نظر موافقين ۰ مخالفين ۰
سیدسلطان شیخی

آموزش اکسل مطالبی در مورد سطر و ستون های اکسل

مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

آموزش اکسل

مطالبی در مورد سطر و ستون های اکسل

همانطور که می دانید نرم افزار اکسل در گروه برنامه های صفحه گسترده قرار دارد چون تعداد بسیار زیادی شیت یا کاربرگ می توان در یک فایل اکسل ایجاد کرد. و می توان در هر شیت یا کاربرگ تعداد بسیار زیادی سلول دید که می توان در هر سلول مقادیر عددی و حروفی درج کرد. و می توان عرض و طول و ارتفاع سلول ها را به دلخواه تغییر داد.

اما نکته جالب دیگر اینکه در یک کاربرگ یا شیت اکسل تعداد 17179869184 سلول وجود دارد که می تواند حاوی اطلاعات درج شده ما باشد. پس به این خاطر به اکسل صفحه گسترده می گویند.

سوال : تعداد سطرها در یک شیت اکسل چند سطر است؟

جواب : سطرهای اکسل  به عدد 10448576 ختم می شود.

سوال : تعداد ستون ها در یک شیت اکسل چند ستون است؟

جواب : ستون های اکسل به حروف لاتین XFD ختم می شود که تعداد آنها به 16384 می رسد.

برای رفتن به آخرین سطر و ستون اکسل باید کلید کنترل CTRL را پایین نگه داشت سپس با کلید های مکان نمای صفحه کلید پایین یا چپ و راست حرکت کرد تا به آخرین سطر و ستون رسید.

۱۸ خرداد ۹۷ ، ۲۲:۴۸ ۰ نظر موافقين ۰ مخالفين ۰
سیدسلطان شیخی