مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

ارتباطات در سازمان

ارتباطات در سازمان عبارت است از: انتقال اطلاعات و دستورها و بررسی بازخورد هر یک از آن ها، به منظور انجام وظیفه برای رسیدن به اهداف و مأموریت های سازمان.

ارتباطات در سازمان، همانند نظام جریان خون در بدن موجود زنده، نقشی فعّال دارد. چنان چه به هر دلیلی در این نظام نارسایی به وجود آید یا به نحوی ارتباط قطع شود، پی آمد آن زوال یا متلاشی شدن سازمان خواهد بود.

از نظری دیگر، نظام ارتباطات، در ایجاد هماهنگی، تصمیم گیری، هدایت و رهبری، نظارت و کنترل و سایر وظایف مدیر در اداره ی امور، نقش مؤثری دارد.

ارتباطات سازمانی به دو گونه ی کلی رسمی و غیر رسمی برقرار می گردد.

نوع اول، ارتباطات غیر رسمی  معمولاً کارکنان در زمان کاری در سازمان و یا خارج از محیط کار با یکدیگر برخوردها و تماس هایی دارند. این برخوردها ممکن است عادی، دوستانه و یا غیر دوستانه باشد. گرچه این نوع ارتباط، غیر رسمی محسوب می شود اما تأثیر فراوانی در ارتباطات رسمی سازمان دارد.

نوع دوم، ارتباطات رسمی  این گونه ارتباطات در راستای انجام کار و وظایف سازمان برقرار می گردد و بدون شک، ارتباطی با دوستی ها ندارد و صرفاً اجرای وظایف و مأموریت های سازمان را به عهده دارد.

گونه های ارتباط رسمی در سازمان

گونه های ارتباط در سازمان به دو گروه عمده تقسیم می شوند: ارتباطات عمودی و ارتباطات افقی.

ارتباطات عمودی: این نوع ارتباط به دو شکل در سازمان جریان می یابد:

شکل اول ارتباط از بالا به پایین سازمان است، که معمولاً به صورت دستور ارسال می شود.

شکل دوم ارتباط از پایین به بالاست؛ که به شکل گزارش برقرار می گردد.

دستور و گزارش: این دو، هم زمان با تشکل سازمان ها به طور رسمی رایج شده و حتی می توان گفت قبل از آن، یعنی در سازمان های اولیه نیز، وجود داشته است. دستور و گزارش وقتی می تواند مبنا و پایه ی کار قرار گیرد که به صورت مکتوب ابلاغ شود.

ارتباطات افقی: ارتباط افقی، به گونه ای دیگر از ارتباطات سازمانی اطلاق می شود که بین دو واحد یا بین واحدهایی که به نحوی از انجام عملیات آن ها با یکدیگر هم بستگی نزدیک دارند، برقرار می گردد. ارتباط افقی یا مستقیم در سطوح مختلف سازمان و به منظور سرعت بخشیدن به کارها، ایجادهماهنگی، تبادل اطلاعات و اجرای امور برقرار می شود. این گونه ارتباطات ممکن است در داخل یک سازمان و یا بین دو سازمان برقرار گردند: در حالت اول، ارتباط داخلی و در حالت دوم، ارتباط خارجی نامیده می شوند

برای ایجاد ارتباط افقی در سازمان از انواع نوشته های اداری، همانند: نامه، بخش نامه، آیین نامه و ... استفاده می شود. بدون شک، ارتباطات عمودی نیز به صورت مکتوب جریان می یابد. ملاحظه می شود که؛ به منظور برقراری ارتباط رسمی در سازمان فقط می توان از نوشته، تحت عنوان مکاتبات اداری  بهره گرفت. اگر ادعا نماییم که در زمان حال، یکی از وسایل ایجاد ارتباطات رسمی در سازمان های کشورمان نوشته است، سخنی به گزاف نگفته ایم.