مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

آشنایی با نامه های اداری

تعاریف اولیه

مکتوب:

واژه ی مکتوب بیانگر مفهوم کلی و عام است، که به تمام نوشته ها اطلاق می شود. مکتوب اداری به گونه های زیادی در سازمان ها رایج است. مهم ترین نوشته های اداری که در حال حاضر از کاربردی مؤثر در سازمان ها برخوردارند عبارت اند از: نامه، گزارش، یادداشت، بخش نامه، صورت جلسه، حکم، دستورالعمل، آیین نامه، اساس نامه، انواع صورت حساب و دفاتر اداری و مالی

دست خط: دست خط نوشته ای است که کسی با دست خود آن را نوشته باشد. به آن دست نوشته نیز گفته اند. دست خط معادل واژه ی یادداشت است. بعضی اوقات در سازمان های دولتی برای تسریع در انجام امور از یادداشت استفاده می کنند. یادداشت های اداری می تواند با دست، نوشته شود و در صورتی که در دفتر اندیکاتور ثبت گردد جنبه ی رسمی هم خواهد داشت.

نامه ی اداری در مفهوم کلی

از نامه های اداری تعاریف زیادی در دست است، که با نگرشی کوتاه در آن ها می توان نتیجه گرفت کلیه مکاتباتی که در داخل اداره یا خارج از آن، یا از سازمانی به سازمان دیگر، درباره ی انجام یافتن کارهای اداری مبادله می گردد، نامه ی اداری نامیده می شود. با بیانی دیگر نامه ی اداری را می توان چنین تعریف کرد:

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج وزارت خانه، سازمان یا مؤسسه مورد استفاده قرار گیرد اصطلاحاً نامه ی اداری نامیده می شود.

مشخصات نامه های اداری:

نامه های اداری دارای مشخصات ویژه ای است که آن را از سایر نامه ها متمایز می سازد.

ویژگی هایی که باعث مشخص شدن آن ها از نامه های عادی می شوند، عبارت اند از:

- سرلوحه و شماره و تاریخ

- عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع

- متن

- امضا و مشخصات امضا کننده

فقدان هر یک از این موارد به رسمیت نامه (از جنبه ی اداری) خلل وارد می کند.

انواع نامه های اداری

در ادارات و سازمان ها گونه های متفاوتی از نامه ها مبادله می گردد. این نامه ها با شکل ها و کاربردهای مختلفی به جریان می افتند. تنوع فوق العاده ی نامه های اداری ایجاب می نماید که آن ها را از دو دیدگاه سطوح سازمانی  و ماهیت کار مورد بررسی قرار دهیم.

نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: به طور کلی نامه هایی که برای انجام دادن کارهای اداری تهیه می شوند عمدتاً یکی از این چهار ماهیت را دارند:

نامه های خبری
نامه های بازدارنده
نامه های دستوری و درخواستی
نامه های هماهنگی

نامه های خبری: به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه ی کار به سازمان یا شخص ذی ربط اطلاع داده می شود. نتیجه ممکن است مثبت یا منفی باشد یا این که به مخاطب اعلام دارد که کار مورد نظر در دست اقدام است. نامه های خبری ممکن است آغاز یا پایان کار را به اطلاع گیرنده ی نامه یا ارباب رجوع برساند.

نامه های بازدارنده: نامه های بازدارنده به نامه هایی اطلاق می شوند که از انجام کار یا بروز حادثه ای جلوگیری به عمل آورد. این گونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا مؤسسه یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، به طور موقت و یا دایم متوقف می کند.

نامه های دستوری یا درخواستی: این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام دادن کاری است که ممکن است از سازمان یا مؤسسه یا فردی خواسته شود یا نتیجه ی کار از آن سؤال گردد.

نامه های هماهنگی: این گونه نامه ها برای هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه می شود و ممکن است در موردی خاص بین دو یا چند وزارت خانه و مؤسسه ایجاد هماهنگی کند. از جمله ی این نامه ها می توان بخش نامه ها را نام برد و یا نامه هایی که رونوشت آن ها برای پاره ای اقدامات
یا اطلاع به فرد یا سازمان یا واحد دیگر ارسال می گردد.

نامه های اداری از نظرگاه ارتباطات سازمانی: نامه های اداری از دید گاه سطوح ارتباطی، در سازمان ها و ادارات، اعم از بخش دولتی یا خصوصی، به دو گروه عمده ی نامه های داخلی و نامه های خارجی تقسیم می گردد.

مکاتبات در داخل سازمان: نامه های داخلی به مکاتباتی اطلاق می شود که در داخل سازمان بین واحدهای مختلف صورت می گیرند و اهم آن ها به این شرح اند:

- نامه بین دو واحد هم سطح
- نامه از واحد بالاتر به واحد پایین تر
- نامه از واحد پایین تر به مقام یا واحد بالاتر
- نامه از طرف یک کارمند به عنوان یک واحد.

مکاتبات با سایر سازمانها: نامه های خارجی به مکاتباتی که با خارج از سازمان انجام می شود، اطلاق می گردد. اهم آن ها براساس مخاطب نامه عبارت اند از:

- نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان یا وزارت خانه
- نامه به یک وزارت خانه یا سازمان در ارتباط با وظایف آن
- نامه به یک شخص حقیقی
- نامه به یک شخص حقیقی شناخته شده در بخش خصوصی.

اجزا و ارکان نامه های اداری:

هر نامه ی اداری از پنج قسمت به قرار زیر تشکیل می شود:

- سرلوحه ؛
- عناوین گیرنده، فرستنده و موضوع نامه؛
- متن نامه؛
- امضای نامه؛
- گیرندگان رونوشت.

پنج قسمت تشکیل دهنده ی نامه در حقیقت ارکان نامه های اداری نیز هست. چرا که با نبود هر یک از آن ها نامه از اعتبار می افتد و حالت رسمیت خود را از دست می دهد. 

سرلوحه: سرلوحه ی نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. کاغذهای اداری در وزارت خانه ها و مؤسسات دولتی حاوی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت خانه، نام مؤسسه یا سازمان، شماره، تاریخ و پیوست است. برخی از سازمان های وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کنند.

عناوین گیرنده ، فرستده و موضوع نامه:

گیرنده ی نامه: منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت است از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود. عنوان گیرنده ی نامه با کلمه « به » مشخص می شود.

فرستنده ی نامه: منظور از فرستنده ی نامه عبارت است از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی ای که نامه از طرف آن نوشته می شود. عنوان فرستنده ی نامه با کلمه « از » مشخص می شود.

موضوع نامه: منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبیّن محتوای نامه باشد. موضوع نامه با کلمه ی « موضوع » مشخص می گردد، که معمولاً به ترتیب زیر و بعد از سرلوحه در نامه نوشته می شود.

به:
از:
موضوع:

متن نامه: متن نامه مطالب و شرحی است که به موضوع نامه مربوط می شود و در حقیقت هدف نامه است. متن نامه ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد یا در یک یا چند صفحه و هر صفحه در چندین بند (پاراگراف) تهیه و تنظیم گردد.

متن نامه خود از سه قسمت: مقدمه، اصل پیام و اختتام تشکیل می گردد.

- مقدمه
- اصل پیام
- اختتام مطلب و نتیجه گیری

امضای نامه : رکن اساسی هر نامه امضای آن است. نامه بدون امضا سندیت ندارد و نمی تواند در جریان کار اداری قرار گیرد. بنابراین، مسئولیت نهایی هر نامه با فرد یا مقام سازمانی ای است، که نامه به وسیله ی وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند و عبارت است از نام و نام خانوادگی در سطر اول و عنوان سازمانی وی در سطر دوم که بعد از متن نامه نوشته می شود.

گیرنگان رونوشت: منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت « رونوشت به » مشخص می گردد.

یادداشت اداری یا دست خط

در خاتمه ی این قسمت لازم است که از گونه ای نامه ی اداری نام برده شود که فارغ از ضوابط فوق تهیه می شود و به نحوی در جریان ارتباطات سازمان قرار می گیرد که در اصطلاح به آن یادداشت اداری می گویند.

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری تمامی ویژگی های نامه ی اداری را ندارد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله ی مقام صلاحیت دار امضا شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.

معمولاً از یادداشت های اداری برای دستور پرداخت ها یا جلوگیری از اجرای کار یا تسریع در جریان یک امر فوری و ضروری استفاده می شود با عنایت به این که معمولاً یادداشت اداری اثرات مالی و حقوقی است، بنابراین لازم است اقدام کننده، بعد از حصول اطمینان از صحت امضا و حدود اختیارات قانونی دستور دهنده، مراتب را در دفتر اندیکاتور ثبت کند و با انعکاس مُهر ورود به دفتر و اقدام به ثبت تاریخ و شماره، اصل را در پرونده بایگانی نماید.