مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

آشنایی با مکاتبات و نوشته های اداری

صورت جلسه

قبل از ورود به بحث پیرامون صورت جلسه لازم است بدانیم جلسه چیست؟ به چه منظور تشکیل می شود؟ و تحت چه شرایطی مصداق پیدا می کند؟

جلسه

جلسه در لغت به معنی نشستن است برای رسیدگی و گفت وگو درباره ی امری در اصطلاح، با حفظ معنی لُغَوی آن می توان گفت: همایش صاحب نظران یا مسئولان، براساس وظایف یا مأموریت های محوله در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون حل و فصل یک معضل اداری یا اجتماعی یا همچنین، جست وجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب برای آن یا اتخاذ تصمیم درباره ی نحوه ی اجرای امری خاص. بدیهی است تصمیمات متخذه در این گونه جلسات به دلیل آثار تبعی آن بایداز طریق تنظیم صورت جلسه مستند سازی شود تا بعدها مورد استفاده قرار گیرد.

ارکان جلسه

با عنایت به تعریف فوق، جلسه هنگامی مصداق پیدا می کند که ارکان چهار گانه ی آن، یعنی اعضای جلسه، دستور جلسه، زمان جلسه و مکان جلسه تجمّع و تحقّق یافته باشند. برای توضیح بیش تر ایجاب می نماید که به شرح هر یک از این ارکان و هم چنین، شرایط تحقق آن ها، به اختصار بپردازیم.

اعضای جلسه: به شرکت کنندگان در جلسه اعضای جلسه گفته می شود. شرکت و حضور اعضا در جلسه ممکن است جزو وظایف سازمانی آن ها باشد. مانند بعضی از وزراء و مسئولین که به دلیل پست مورد تصدی خود، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های وابسته به وزارت خانه ی تحت سرپرستی خود را برعهده دارند.

دستور جلسه: هدف از تشکیل جلسه قبلاً مشخص می شود و به طور مکتوب تحت عنوان دستور جلسه برای شرکت کنندگان ارسال می گردد. وجود دستور جلسه ی مدّون و مکتوب، علاوه بر آن که باعث می شود که مذاکرات از مسیر اصلی خود منحرف نشود؛ به شرکت کننده این امکان را می دهد که قبلاً مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه کند و عنداللزوم در زمینه ی موضوع مطالعات لازم را به عمل آورد. در این صورت، علاوه بر این که وقت جلسه بیهوده هدر نمی شود به کارائی آن، به طور قابل ملاحظه ای، افزوده می گردد.

زمان جلسه: زمان و تاریخ تشکیل جلسه و هم چنین ساعت شروع آن به طور دقیق از قبل تعیین می شود و به اطلاع شرکت کنندگان می رسد. (دعوت نامه ارسال یا به طرق مقتضی دیگر ابلاغ می گردد). در جلساتی که حالت استمرار دارد، هنگام آغاز و زمان پایان نیز قبلاً توافق می شود و در دعوت نامه قید می گردد.

مکان جلسه: مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود. محل برگزاری جلسه در جلسات عادی و اداری از پیش تعیین می شود و ضمن ارسال دعوت نامه محل آن به استحضار شرکت کنندگان می رسد. لازم است یادآوری شود که برخی از جلسات می باید در محل خاصی تشکیل شود تا رسمیت آن حفظ گردد (مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف، که باید در محل آن تشکیل گردد).

سازمان جلسه

حال که درباره ی ارکان جلسه بحث شد، بد نیست مختصری نیز درباره ی سازمان جلسه صحبت شود تا نسبت به آن شناخت بیش تری حاصل شود.

رئیس جلسه: معمولاً در هر جلسه یک نفر، به عنوان رئیس، چند نفر به عنوان اعضا و یک نفر هم به سمت دبیر جلسه شرکت می کنند سازمان مزبور عمومیت دارد و در کلیه ی جلسات رسمی می تواند صادق باشد. اداره ی امور جلسه با رئیس جلسه است. رئیس ممکن است در همان جلسه به وسیله ی شرکت کنندگان انتخاب گردد. یا این که به موجب مقررات و قوانین خاص از قبل تعیین گردیده باشد. هدایت و رهبری جلسه با رئیس است. وظایف دیگر او تعیین وقت صحبت برای اعضای جلسه است. وی موظف است که مراقبت نمایند جلسه از مسیر اصلی خود خارج نشود و با صحبت های متفرقه وقت جلسه و اعضا تلف نشود. رئیس جلسه مانند سایر اعضا دارای یک رأی است و به دلیل رئیس بودن امتیاز ویژه ای به وی تعلق نمی گیرد. در برخی از جلسات ممکن است به موجب مقررات و قوانین، امتیاز ویژه ای برای رئیس جلسه در نظر گرفته شده باشند. مثلاً هنگامی که آرای موافق و مخالف مساوی باشد، ملاک تصمیم در تصویب شدن یا تصویب نشدن موضوع وجود رأی رئیس در هر یک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود.

اعضای جلسه: اعضای جلسه هر یک به نوبه ی خود وظایفی دارند. از آن جمله مطالعه ی کافی و کسب اطلاعات لازم پیرامون دستور جلسه بررسی مسائل و استنتاج منطقی، رعایت بی نظری و بی طرفی در امور و ارائه ی نظرات لازم و اجتناب از پراکنده گویی و خارج نشدن از موضوع هر یک از اعضای جلسه معمولاً دارای یک رأی اند.

دبیر جلسه: دبیری جلسه کاری است مهم، حساس و مشکل. بنابراین، ایجاب می نماید که در مورد انتخاب فرد مزبور دقّت بیش تری به عمل آید. دبیر جلسه ممکن است از بین اعضای جلسه به عنوان دبیر در همان جلسه انتخاب شود. البته، این نوع انتخاب عملاً نتیجه ی مناسبی نداشته است، چون اغلب مشاهده شده دبیری که سمت عضویت داشته نتوانسته در انجام وظایف محوله بی طرفی خود را حفظ نماید. بنابراین، بهتر است دبیر جلسه از بین اعضای جلسه انتخاب نشود و حق رأی هم نداشته باشد.

وظایف دبیر جلسه عبارت اند از :

- تهیه ی دعوت نامه برای هر یک از اعضا و ارسال آن و حصول اطمینان از این که دعوت نامه به دست عضو رسیده است.

- نظارت بر آماده شدن محل جلسه و حصول اطمینان از این که لوازم و ابزار کار اعضا در دسترس است.

- تنظیم صورت جلسه و به امضا رساندن آن؛

ارسال نسخه ای از صورت جلسه برای اعضای جلسه؛

بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم.

حضور تمامی اعضا در جلسه الزامی است. در صورت غیبت هر یک از اعضاء مراتب در صورت جلسه منعکس می گردد. معمولاً برای رسمیت یافتن جلسه حضور تعداد معینی از اعضا الزامی است.

صورت جلسه

صورت جلسه در لغت به معنی نوشته ای که در آن خلاصه ی گفت و گو های اعضای مجلسی ذکر شده باشد، ورقه ای که در آن شرح واقعه نوشته شود. از دیدگاه حقوقی، صورت جلسه (یا صورت مجلس) ورقه ای است که یک مقام رسمی (قاضی و پلیس و غیر آن ها) در آن یک عمل قضائی یا یک عمل خارجی مانند ضرب و جرح و قتل و ... را به منظور اثبات یک واقعه ی مدنی یا کیفری یا اداری ثبت می کند

همان طور که از معانی آن مستناد می گردد، صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته می شود که در بردارنده ی مطالب مطروحه، گفت و گوها یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی یا یک جلسه ی اداری باشد.

طرح یا چارچوب صورت جلسه

هر جلسه رسمی با تجمع ارکان، که قبلاً بیان گردید، تحقق می یابد. مکمل تحقق جلسه تنظیم صورت جلسه است که رسمیت جلسه را تأمین می نماید. هر صورت جلسه دارای ارکانی است که بدون تردید در آن باید ذکر شود. برخی از این ارکان بسیار مهم اند و بدون آن ها صورت جلسه تحقق پیدا نمی کند. برخی دیگر در درجه ی دوم اهمیت قرار دارند. ارکان صورت جلسه به طور عادی به شرح زیرند:

مشخصات اعضای شرکت کننده

امضای شرکت کنندگان

دستور جلسه

مطالب مطروحه

تصمیمات اتخاذ شده

زمان جلسه

مکان جلسه

تکلیف جلسه ی بعدی

اینک به جهت روشن شدن مطلب، ضمن توضیح لازم، نحوه ی تنظیم و تدوین آن ذیلاً درج می گردد.

مشخصات اعضای شرکت کننده: مشخصه های فردی و شغلی هر یک از شرکت کنندگان و هم چنین، شماره ی معرفی نامه و یا مجوز شرکت آنان در صورت جلسه نوشته می شود. در صورتی که فرد شرکت کننده به نمایندگی از طرف شخص حقیقی دیگری در جلسه حضور یافته باشد، نام هر دو نفر با توجیه کامل مطلب قید می شود.

امضای شرکت کننگان: صورت جلسه با امضای شرکت کنندگان در جلسه رسمیت پیدا  می کند. در آخرین صفحه ی صورت جلسه نام و نام خانوادگی و سمت سازمانی یا اجتماعی هر یک از شرکت کنندگان نوشته می شود و سپس به امضای هر یک از آنان می رسد. در صورت جلسه هایی که جنبه ی مالی یا حقوقی دارند یا از اهمیت ویژه ای برخوردارند، باید تمام صفحات آن به وسیله ی شرکت کنندگان امضا شود.

یادآوری می شود نام و نام خانوادگی شرکت کننده، که برای امضا در صفحه ی آخر قید می گردد، در صفحات دیگر لازم نیست درج شود و فقط اثر امضا کفایت می نماید.

دستور جلسه: به موضوعی که جلسه برای حل و فصل آن تشکیل گردیده است دستور جلسه می گویند. دستور جلسه مبیّن هدف جلسه است. منطقی است که دستور جلسه از قبل تعیین  می شود و ضمن دعوت نامه برای اعضا، ارسال می گردد. به این ترتیب شرکت کننده ی علاقه مند، با مطالعه و آمادگی کافی درجلسه حضور خواهد یافت.

مطالب مطروحه: درج مذاکرات در صورت جلسه الزامی است. ممکن است مشروح مذاکرات منعکس گردد یا این که خلاصه و یا رئوس مطالب عنوان شده نوشته شود.

تصمیمات اتخاذ شده:ه: بعد از انجام مذاکرات و جمع بندی آن ها، نتیجه، که حاوی تصمیمات متخذه است، در یک یا چند جمله ی مستقل تدوین می شود و در صورت جلسه قید می گردد.

زمان جلسه: به تاریخ دقیق (روز، ماه، سال) و هنگام شروع و خاتمه ی جلسه زمان جلسه گفته می شود می توان تاریخ و ساعت شروع را از قبل تعیین نمود. علاوه بر آن چه بیان گردید، جلساتی وجود دارد که به طور مستمر باید تشکیل گردند. در این گونه جلسات شماره ی جلسه نیز مشخص می شود. بعد از قید زمان و نوبت جلسه معمولاً تاریخ نشست بعدی تعیین و در صورت جلسه نوشته می شود.

مکان جلسه: به محل تشکیل جلسه اطلاق می شود. محل تشکیل جلسه باید در صورت جلسه قید شود. در برخی از جلسات استفاده از مکانی خاص الزامی است (برای مثال، جلسات مجلس شورای اسلامی باید در خود مجلس برگزار شود.)

تکلیف جلسه ی بعدی : به دلیل اهمیت ویژه و وسعت دامنه ی موضوع جلسه، ممکن است بحث و بررسی و نتیجه گیری در یک جلسه به اتمام نرسد. بنابراین، ناگزیر برای تشکیل جلسات بعدی اقدام می شود. در این صورت تاریخ و زمان جلسه ی آینده و عنداللزوم دستور جلسه ی بعدی معین می شود و در صورت جلسه قید می گردد.

انواع صورت جلسه

هنوز در کشور ما تنظیم صورت جلسه به صورت استاندارد جدّی تلقی نمی شود و بیش تر براساس سلیقه ی مسئولان و متصدیان امور تهیه می گردد. به طوری که بعضاً در کاغذهای معمولی، مانند نوشته های عادی تنظیم می شود و در برخی موارد، براساس نمونه های ارائه شده از طرف سازمان ذی ربط یا به موجب آیین نامه ای خاص تنظیم می گردد. قدر مسلّم، ذوق و سلیقه ی تنظیم کننده و رئیس جلسه در نحوه ی تنظیم صورت جلسه بسیار تأثیر گذار است. به همین دلیل، گونه های متفاوتی از نحوه ی تنظیم صورت جلسه وجود دارد. برای سهولت در امر مطالعه، آن ها را به صورت زیر طبقه بندی می نماییم.

- صورت جلسه ی مشروح،

- صورت جلسه ی نیمه مشروح؛

- صورت جلسه ی خلاصه؛

- صورت جلسه ی به شکل فرم.

صورت جلسه ی مشروح:

در این گونه صورت جلسه مشروح مذاکرات هر یک از اعضای جلسه به طور کامل نوشته می شود. در گذشته، تنظیم این گونه صورت جلسات بسیار مشکل بود. زیرا باید چند نفر تندنویس با سرعت، مطالب عنوان شده را به روی کاغذ آورند، و بعد از پایان جلسه، نوشته های تندنویسان با یکدیگر تطبیق داده شود تا نوشته ای کامل به دست آید.

صورت مشروح مذاکرات، معمولاً در جلسات دادگاه و یا به هنگام تصمیم گیری های مهم به رشته ی تحریر درمی آید. اما بارز ترین نمونه ی آن در مجالس قوه مقننه، مثل مجلس خبرگان ، مجلس شورای اسلامی و شورای نگهبان براساس یک سنت دیرین پارلمانی وجود دارد.

گرچه در زمان حال با استفاده از دستگاه ضبط صوت بیانات اعضا ضبط و سپس به روی کاغذ منتقل می شود، اما در بیش تر پارلمان ها از وجود تندنویسان حرفه ای، که به همین منظور استخدام شده اند، استفاده می شود و این سنّت و تشریفات هم چنان حفظ شده است. با این تفاوت که شیوه ی کار آسان تر شده است و هرگاه کلمه یا جمله ای از قلم بیفتد، با استفاده از دستگاه های صوتی یا تصویری نسبت به تکمیل نوشته اقدام می نمایند.

صورت جلسه ی نیمه مشروح:

در این نوع صورت جلسه، خلاصه یا رئوس مطالب عنوان شده از طرف هر یک از شرکت کنندگان درج می گردد. در آخر صورت جلسه و بعد از یک جمع بندی نهائی تصمیمات متخذه براساس اولویت ها درج می شود و با امضای کلیه ی حاضران رسمیت پیدا می کند.

صورت جلسه ی خلاصه:

در این گونه، خلاصه ی مطالب یا فقط نتیجه ی مذاکرات به طور خلاصه درج می شود. سپس، تصمیمات اتخاذ شده منعکس می گردد. معمولاً، در صورت جلسه های نیمه مشروح خلاصه ی مطالب عنوان شده از طرف هر یک از اعضا در مقابل نام آن ها نوشته می شود. اما در صورت جلسه های خلاصه، فقط چکیده ی کل مطالب مطرح شده قید می گردد.

به این ترتیب، که با ذکر جمله ی ( بعد از انجام مذاکرات لازم تصمیماتی، به شرح زیر اتخاذ ) تصمیمات اتخاذ شده نوشته می شود. سپس، با امضای اعضا، صورت جلسه شکل گردید می گیرد.

صورت جلسه ی به شکل فرم:

یکی از متداول ترین گونه های صورت جلسه در حال حاضر استفاده از فرم های مخصوص است. این فرم ها به وسیله ی سازمان های ذی ربط تهیه و تدوین می شود و در جریان کار همان سازمان قرار می گیرد. مانند صورت جلسه ی تحویل اتومبیل، اموال و گونه هایی از صورت جلساتی که به وسیله ضابطین عدلیه (پلیس قضایی ) تنظیم می گردد.

در حال حاضر استفاده از فرم های صورت جلسه به دلیل سهولت و سرعت در انجام امور، در بیش تر سازمان ها و مؤسسات دولتی و خصوصی متداول شده است. اغلب دبیران جلسه تا آن جا که مقدور است از فرم استفاده می نمایند و چنان چه امکان استفاده وجود نداشته باشد، صورت جلسه رابراساس عامل های فرم، به صورت عادی تدوین می نمایند.

فرم زیر به عنوان نمونه ارائه می گردد. با مطالعه ی نحوه ی تکمیل فرم مزبور و رعایت مواد آن ملاحظه خواهد شد هر نوع صورت جلسه ای را به آسانی می توان تنظیم نمود.

این نوع صورت جلسه یک صورت جلسه کلی است

تنظیم صورت جلسه

تدوین و تنظیم مطالب در نشست های رسمی به وسیله ی دبیر یا منشی جلسه انجام می شود. منشی جلسه ممکن است یکی از اعضای جلسه باشد یا شخص دیگری که به همین عنوان و بدون داشتن حق رأی درجلسه حضور یابد.در هر صورت لازم است یک منشی در تنظیم صورت جلسه اطلاعات و تجربیات لازم را داشته باشد. اصلح است که دبیر جلسه از اعضای رسمی جلسه نباشد.

برای تنظیم و تدوین صورت جلسه و امضای آن از دو روش استفاده می شود. در روش اول، بعد از پایان جلسه براساس مطالب مطروحه صورت جلسه آماده شود و برای امضا به یکایک شرکت کنندگان ارائه می گردد. اعمال این روش ظاهراً منطقی است، چرا که با فرصتی که دبیر دارد صورت جلسه را به طور کامل تدوین می کند و متعاقباً تایپ می شود. اما در عمل مشکلاتی خواهد داشت، حتی ممکن است صورت جلسه امضا نشود. زیرا با توجه به فاصله افتادن بین زمان تشکیل جلسه و تنظیم و آماده شدن صورت جلسه شرکت کننده نظرات خود تعدیل نموده باشد. در این صورت دبیر مجبور است در نوشته های خود این تغییرات را منعکس نماید و امکان دارد تغییرات مزبور مورد موافقت عضو یا اعضای دیگر جلسه قرار نگیرد که آن هم باید منعکس شود. به این ترتیب چندین مرتبه صورت جلسه تغییر می کند و کار، مشکل یا غیر ممکن می شود.

برای رفع این مشکلات لازم است صورت جلسه در همان جلسه آماده و به امضای اعضا برسد. نحوه ی انجام کار بسیار آسان است و فقط نیاز به تمرین و هم چنین کسب اطلاعات لازم در مورد هر جلسه نیاز دارد.

همان طور که گفته شد، در هر جلسه موارد ثابت و مشخصی وجود دارد که از قبل تعیین گردیده است و می توان قبلاً اطلاعات لازم را درباره ی آن تحصیل نمود، مانند شرکت کنندگان و مشخصات آن ها، دستور جلسه، زمان جلسه و مکان جلسه که دبیر می تواند به منظور صرفه جویی در وقت و تحصیل فراغت لازم برای نوشتن سایر مطالب، قبل از تشکیل جلسه موارد مزبور را در صورت جلسه منعکس نماید. با عنایت به این که در صورت جلسات اداری به مشروح کامل مذاکرات نیاز نیست. لذا، چکیده ی مطالب عنوان شده توسط هر یک از شرکت کنندگان را یادداشت می نماید. سپس، با جمع بندی، تصمیمات اتخاذ شده را نیز مشخص می کند و براساس اولویت ها تنظیم می نماید.

به این ترتیب، صورت جلسه آماده می گردد. سپس در آخر جلسه، آن چه را که نوشته است برای حاضران قرائت می کند و پس از انعکاس نظرات اصلاحی آنان، که در همان جمع مطرح می شود، صورت جلسه را به امضا می رساند. آن گاه، فوراً نسبت به تکثیر صورت جلسه اقدام می کند و به هر یک از شرکت کنندگان تصویری ارائه می دهد.

در موردی که نسخه ی امضا شده قابل تکثیر و ارائه نباشد، برای تایپ آن، اقدام می کند و ذیل کلیه ی نسخ را به عنوان دبیر جلسه امضا می نماید. ضمناً قبل از امضا، توضیح می دهد که نسخه ی اصلی و امضا شده در کجا نگه داری و بایگانی گردیده است.

چنان چه ایجاب نماید که نُسخ تایپ شده به وسیله ی شرکت کنندگان امضا گردد، نسخ مزبور با تصویر صورت جلسه ی امضا شده برای اعضا ارسال می گردد. در این صورت شرکت کننده ملزم می شود آن را امضا کند و چنان چه نظر دیگری داشته باشد باید با خط خود به صورت جلسه اضافه نماید.

در تصویر زیر یک نوع صورت جلسه مختصر را مشاهده می نمایید.

تصاویر زیر یک نوع صورت جلسه مفصل و مشروح که به صورت دوبرگی می باشد را ملاحظه می نمایید.

صفحه اول

صفحه دوم