مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

اهمیت و نقش نوشته های اداری

می دانیم برای اجرای امور سازمان ها، گونه هایی از نوشته ، از قبیل نامه، یادداشت، گزارش، پی نوشت، صورت جلسه، دستورالعمل و ... در جریان کارهای روزمره ی اداری قرار دارد.هر کدام از این نوشته ها به فراخور، ایفاگر نقشی حساس بوده و هستند و هر یک نیز از اهمیت ویژه ای برخوردارند.

به طور کلی می توان گفت نقش نوشته های اداری در جریان امور، به موفقیت یا شکست سازمان بستگیِ تام دارد. به همین دلیل دامنه ی بحث، گسترده و با اهمیت ویژه است. از این رو، به منظور سهولت اهمیت و نقش مکاتبات در اداره ی امور را ابتدا برمی شماریم و سپس توضیح می دهیم:

اجرای امور جاری؛

آثار مالی؛

آثار حقوقی؛

راهنمایی آیندگان در مطالعه و ادامه ی جریان کارها؛

تاریخ و قضاوت ها؛

مستند ساختن امور.

 

اجرای امور جاری: برای اجرای کارهای اداری، معمولاً از نامه استفاده می شود. به کوتاه سخن می توان گفت هیچ کاری بدون نامه در سازمان نمی تواند به صورت رسمی صورت بگیرد. زیرا ارباب رجوع باید جهت اجرای کار خود تقاضای کتبی ارائه دهند. هم چنین، واحدهای سازمانی باید یکدیگر را از جریان امر به وسیله ی نامه مطلع نمایند و نتیجه ی کار را کتباً به واحد دیگر اعلام کنند. به همین ترتیب، بین وزارت خانه ها و دستگاه های دولتی آن چه ایجاد هماهنگی می کند نوشته های اداری است. به اختصار می توان گفت آغاز و انجام امور در سازما ن ها به وسیله ی نوشته شروع و پایان می یابد

آثار مالی: می دانیم که زندگی سازمان ها، اعم از سازمان های دولتی، خصوصی، هم چنین واحدهای کوچک و حتی افراد، به امور مالی آن ها منوط و مربوط است. بنابراین، نوشته های سازمانی هنگامی که به امور مالی بپردازد، اهمیت دیگری خواهد داشت.

از دیدگاه دیگر، هیچ خرجی نمی تواند بدون دستور کتبی مقام صلاحیت دار صورت بگیرد. اگر هم شفاهی دستور پرداخت داده شود به منظور سرعت عمل است و متعاقباً باید آن پرداخت به صورت کتبی مورد تأیید قرار بگیرد. بنابراین، تمام نوشته هایی که در بردارنده ی یک یا دو پیام درباره ی امور مالی اند باید سال ها حفظ شوند و به دادگاه ها و مراجع دیگر و حسابرسان ارائه گردد.

آثار حقوقی: نامه هایی که برای اجرای امور مختلف در ادارات و سازمان ها تهیه و مبادله می گردند، سند هایی از طرف سازمان یا مقام صادر کننده ی نامه تلقی می شوند، که برای اشخاص ثالث، اعم از حقیقی یا حقوقی، الزام و تعهد ایجاد می کند.

ادامه ی جریان کارها: لازمه ی تصمیم گیری در اجرای امور، اشراف و حصول اطلاع از سوابق مربوط به آن است. بدین ترتیب که کلیه ی اقدامات گذشته مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می گیرند تا چنان چه راهی که گذشتگان رفته اند درست و منطقی باشد، همان راه ادامه یابد و چنان چه به تغییر و تطبیق آن با زمان و مکان نیاز باشد، تغییرات لازم در آن به عمل آید. اطلاع از موفقیت یا شکست کارهای انجام شده، باعث می شود که به میزان قابل توجهی جلوی ضرر و زیان احتمالی، که در اثر ندانم کاری و بی تجربگی پیش می آید، گرفته شود و سرانجام با ملاحظه ی همین نامه ها که سند تلقی می شوند می توان امور معوقه را از همان جایی که ناتمام مانده اند ادامه داد و خط مشی اجرایی کار را تعیین کرد یا درباره ی نحوه و چگونگیِ اجرای آن تصمیم لازم را اتخاذ کرد.

تاریخ و قضاوت ها: آن چه از ادوار گذشته باقی مانده تاریخ است. تاریخ در حقیقت تجربه هایی است، که از قبل به ما می رسد و آزموده هایی است که ناکامی ها را در بردارد و ما می توانیم آن را به منزله ی درس عبرت در امور خود رعایت نماییم. به همین دلیل، تاریخ را همانند چراغ پرنوری دانسته اند که از بالای سر عابر، جاده ی تاریک و مخوف زندگی را روشن می نماید، تا او بتواند به آسانی طی طریق نماید. تاریخ صحیح در زمان حال همان است که به صورت نوشته به ما رسیده است.

مستندسازی در امور: مستندسازی، مستندات، سند سازی معادل واژه Documentation است بیان یک مثال ساده ما را به درک بیش تر مطلب راهنمایی می کند. بیماری را در نظر بگیرید که در بیمارستان بستری است. پزشک معالج دستورات خود را در پرونده می نویسد تا پرستاران طبق آن عمل کنند. اگر شیفت پرستاران عوض شود هیچ مشکلی به وجود نخواهد آمد چون پرستاری های بعدی براساس نوشته و دستور پزشک معالج، که در پرونده منعکس شده است، عمل خواهند کرد به این ترتیب؛ حتی پزشک بعدی نیز می تواند به راحتی به سوابق مریض و معالجات او آگاهی یافته و با اطمینان معالجه را ادامه دهد.

اما اگر دستورات شفاهی بود، اولاً امکان این را داشت که در تفهیم و انتقال مطلب اشتباهی پیش آید و یا این که با عوض شدن شیفت پرستاران، اشتباهات دیگری رخ دهد و حتی بیمار لطمات شدیدی ببیند. در مورد اول، که مطالب توسط پزشک در پرونده بیمار نوشته شده است، معمولاً اشتباهی رخ
نمی دهد و اگر هم اشتباهاتی پیش آید دقیقاً مشخص خواهد شد که پزشک تشخیص دهنده مقصر است و یا پرستار انجام دهنده. اما در مورد دوم که به صورت شفاهی است معمولاً هیچ کس اشتباه را برعهده نمی گیرد.

نگارش و مکتوب نمودن دستورات در پرونده ی معینی را مستند سازی می گویند. این موضوع در کلیه ی موارد، از قبیل خرید، تحویل و تحول، تعمیر یک دستگاه، ساختن یک ساختمان و به طور کلی در بیش تر امور صادق است.

مستند سازی در اداره امور به گونه های مختلف انجام می شود. دلیل آن هم مشخص است چرا که مسئله ی سند و مستندات آن، پایه و اساس کار سازمان است. مثلاً تصمیماتی که در سازمان به وسیله ی مقامات مختلف گرفته می شود، عوارض گوناگونی را در پی دارد. این عوارض ممکن است اثرات مالی یا حقوقی داشته باشد و در هر مورد تصمیم گیرندگان باید پاسخ گو باشند. به همین دلیل
است که اغلب، امور اداری از طریق نوشته مستند می شود.

در این جا نمونه هایی از مستند سازی اداری ارائه می گردد.

١- تصمیمات اتخاذ شده در جلسات اداری در صورت جلسه منعکس و به صورت مستند در می آید.

٢ - میزان پیشرفت کار در طرح های مختلف از طریق نوشتن گزارش مستند می گردد.

٣ - گزارش های مکتوبی است که آسیب ها و نکات ضعف و قوّت را نشان می دهند.

٤ - نتیجه ی داوری و قضاوت به وسیله ی حکم مستند می شود و جهت اجرا ابلاغ می گردد.

٥ - مراتب عزل، نصب، ترفیع و انتقال کارکنان در گونه ای از نوشته ی اداری (احکام) مستند می گردد.