مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

آشنایی با مکاتبات و نوشته های اداری

گونه های دیگر از مکاتبات و نوشته های اداری، که در برقراری ارتباطات رسمی سازمان جریان دارند با اشکال دیگر تنظیم و تدوین می شوند. گر چه شکل ظاهری آن ها تفاوت هایی با نامه های اداری دارند؛ اما از همان گروه اند و کلیه ی اقداماتی که باید برای تهیه ی نامه های اداری صورت گیرد، دقیقاً برای این گروه از مکاتبات نیز لازم است به طوری که پیش نیازِ تهیه و تدوین آن ها نیز هست.

اهم این نوشته ها که به شکل های مختلف در سازمان ها متداول است، عبارت اند از:

بخش نامه ، صورت جلسه ، گزارش ، فرم و احکام

بخش نامه

بخش نامه در لغت به معنی حکم یا دستوری که از طرف وزارت خانه یا مؤسسه ای، در نسخه های متعدد می نویسند و به شعب و کارمندان ابلاغ می کنند

هدف از صدور بخش نامه را می توان در موارد ذیل خلاصه نمود:

ابلاغ قوانین و مقررات؛

ارائه ی اطلاعات مانند، انتصاب، تغییراتی در روال و وضع اداری و ...؛

ابلاغ دستورالعمل ها؛

درخواست گزارش؛

ابلاغ رویّه های کاری به منظور ایجاد هماهنگی؛

ارائه ی آموزش های لازم به منظور اجرای یک نواخت امور.

تحقیق کاروفناوری آشنایی با مکاتبات و نوشته های اداری بخش نامه پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری

انواع بخش نامه

در زمان حال گونه های زیادی از بخش نامه در سازمان های اداری مبادله می گردد. در این جا، تنها دو گونه ی مهم آن به قرار زیر ارائه می گردد.

الف) انواع بخش نامه از دیدگاه هدف و محتوای مطالب: بخش نامه ها از دیدگاه هدف و محتوای مطالب به گونه های زیر تقسیم می گردند:

درخواستی، دستوری، هماهنگی، ابلاغ قوانین، ابلاغ مصوبات داخلی سازمان.

ب) انواع بخش نامه از نظرگاه سطح سازمانی: در این تقسیم بندی، بخش نامه ها در ابتدا، به دو گروه عمده ی بخش نامه های خارجی و بخش نامه های داخلی تقسیم می شوند. استفاده از عنوان های خارجی و داخلی فقط در ارتباط با خارج و داخل سازمان است.

بخش نامه های خارجی معمولاً ابلاغ کننده ی مصوبات مجلس، هیئت دولت و یا سایر مراجع ذی صلاح کشور به وزارت خانه ها و سازمان های دولتی و یا سازمان های خصوصی است. از طرفی هم وظایف بعضی از وزارت خانه ها ایجاب می کند که برای سایر وزارت خانه و مؤسسات، اعم از دولتی و خصوصی به صدور بخش نامه اقدام نمایند. به طور نمونه می توان از بخش نامه های وزارت امور اقتصادی و دارایی  در مورد پرداخت هزینه ها  برای سایر وزارت خانه ها و سازمان ها نام برد.

بخش نامه های رسیده از خارج سازمان بدواً به استحضار بالاترین مقام سازمانی رسانیده می شود. سپس در صورتی که لازم باشد توسط مقام مزبور و یا قائم مقام قانونی وی به کلیه ی واحدها یا بعضی از آن ها به طور جداگانه یا با انعکاس زیر نویس آن، ابلاغ می گردد.

بخش نامه های داخلی به دو گروه عمده تقسیم می شوند: بخش نامه هایی که به وسیله ی بالاترین مقام سازمانی امضا می گردد. در وزارت خانه ها به این گونه بخش نامه ها عنوان وزارتی داده شده است.

گروه دوم بخش نامه هایی هستند که توسط واحدهای داخلی برای ادارات هم سطح صادر می گردد. از این گونه می توان به بخش نامه های امور اداری در مورد ساعات کار و بخش نامه های کارگزینی در مورد مسائل استخدامی و بخش نامه های صادر شده از امور مالی جهت مسائل مالی و اموالی و پرداخت و دریافت ها، اشاره نمود

نمودار زیر تقسیم بندی فوق می تواند ملاک بایگانی بخش نامه ها نیز قرار گیرد.

تحقیق کاروفناوری آشنایی با مکاتبات و نوشته های اداری بخش نامه پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری